Переваги автоматизації бізнес-процесів (BPA) безперечні. Автоматизуючи всі повторювані, трудомісткі завдання, ви можете скоротити витрати та звільнити час для себе та вашої команди, щоб робити більше важливих справ.
Але тільки тому, що переваги очевидні, це не означає, що їх досягти легко. Якщо ви починаєте використовувати BPA без плану – або з неправильним планом – ви, швидше за все, зіткнетеся з плутаниною, внутрішнім опором і зробите протилежне тому, що ви збиралися досягти.
Отже, як зробити план правильно? Нижче наведено перелік послідовних кроків:
Ключові кроки до автоматизації бізнес-процесів
Крок перший: Оцініть
Цей крок стосується вибору бізнес-процесів, які ви збираєтеся почати автоматизувати першими. Звичайно, з часом ви можете охопити «всі процеси», але на початковому етапі ми рекомендуємо не більше десяти.
Але з яких процесів почати? Щоб допомогти вам прийняти рішення, ми розробили інструмент оцінки, який допомагає упорядкувати мислення. Інструмент оцінює:
• Вплив на бізнес – яку цінність додасть автоматизація цього процесу?
• Зрілість процесу – який рівень розуміння процесу існує зараз?
• Складність – який рівень складності існує з точки зору інтеграції; потоки процесів і бізнес-правила?
Присвоюючи кожному процесу оцінку, ви можете визначити, які процеси є оптимальними для автоматизації, щоб швидко продемонструвати цінність і забезпечити окупність для топ-менеджменту.
Після того, як ви завершите оцінку, ми наполегливо рекомендуємо вибирати процеси з високим впливом на бізнес, середньою складністю та високими показниками зрілості. Це дозволить тим, хто працює над проектом, вивчити нову технологію, а також матиме значний вплив на ваші бізнес-процеси та організацію в цілому.
Крок другий: Розробіть дизайн процесу
На етапі проектування цільового процесу є дві частини: одна стосується функціональних вимог, а інша – технічних вимог.
І) Функціональні вимоги – йдеться про те, що вам потрібно від процесу для досягнення бізнес-результатів. На цьому етапі важливо проконсультуватися з усіма учасниками процесу, щоб переконатися, що їхні вимоги повністю представлені.
ІІ) Технічні вимоги – на цьому етапі вся наведена вище робота перетворюється на технічне завдання, яке визначає технічні деталі рішення.
Після того, як документація підготовлена, дуже важливо отримати погодження всіх зацікавлених сторін до етапу розробки, оскільки вони визначать шлях такої розробки.
Крок третій: Побудуйте
Тепер настав час почати втілювати все заплановане в життя. Перетворюючи технічні деталі у конкретне рішення, ви можете моделювати, розробляти та інтегрувати всі компоненти, які формують майбутнє програмне забезпечення (додаток).
На цьому етапі радимо зосередитися на зручності програмного рішення: структуруванні даних, розробці та перевірці шаблонів, а також налаштуванні поведінки полів разом із підтримкою бізнес-правил і політик. Саме на даному етапі ви автоматизуєте логіку бізнес-процесу.
Крок четвертий: Протестуйте
Це етап для перевірки вашої роботи. Перш ніж почати впровадження у виробниче середовище, це можливість переконатися, що рішення відповідає бізнес-вимогам, зазначеним на початку проекту.
Для забезпечення виконання всіх вимог настійно рекомендується залучити якомога більше кінцевих користувачів. Кожен, хто матиме певну роль у цьому процесі, повинен перевірити це, а будь-який відгук чи пропозицію слід розглядати як можливість покращення.
Крок п’ятий: Реалізуйте
Ви готові до запуску процесу «в життя». Ми рекомендуємо розробити структурований план, щоб переконатися, що кожна ціль проекту буде досягнута, коли ви переходите у продуктивне середовище. Як завжди, на цьому етапі можуть виникнути непередбачені проблеми, тому переконайтеся, що ви врахували час для їх вирішення.
Переходячи до цього етапу, переконайтеся, що ви повідомили про запуск проекту всій вашій організації – повідомте колег, чому відбуваються зміни та які переваги вони принесуть.
Управління змінами
Можливість управляти змінами для людей є важливою. Поряд із кроками автоматизації бізнес-процесів, ми рекомендуємо запустити програму управління змінами (наша заснована на моделі управління змінами ADKAR), щоб підвищити обізнаність, навчати та інтегрувати зміни у ваші команди. Це дає набагато більшу ймовірність того, що зміна процесу буде прийнята.
