Відбулась остання у 2025 році екскурсія до процесного офісу – Контінентал Фармерз Груп

Нагадаємо, що “Екскурсії до Процесних Офісів Організацій” – це офлайн-захід, організований Асоціацією управління бізнес-процесами, що об’єднує керівників процесних офісів та топменеджмент для обміну досвідом, спільного вирішення процесних викликів та підвищення загальної зрілості управління бізнес-процесами в Україні.

Для гостей це чудова можливість побачити зсередини, як організовано процесний офіс передової компанії, з якими викликами стикалась команда і як їх долала, які наслідки відчуваються внаслідок створення процесного офісу через декілька років. Також, це можливість долучитись до обговорення інструментів та підходів, які дозволяють масштабувати процесне управління; мати живий діалог із командою, яка вибудовує та координує процеси на всіх рівнях; та обмінятися контактами й інсайтами через нетворкінг із колегами, які працюють у сфері процесного менеджменту.

Понеділок, 15 грудня. Київ уже відчутно зимовий, хоч і без снігу, – темніє раніше, вечори стають коротшими, а столиця продовжує гудіти. Попри втому кінця року, попри постійні відключення електроенергії, попри все…

15:00. Посеред робочого дня у вестибюлі бізнес-центру в історичній будівлі Києва збирається з дюжину людей. Назва будівлі говорить сама за себе – Ренесанс В+ – простір, де минуле й сучасність співіснують дуже органічно. Ззовні – стримана елегантність старого Києва: теплий жовтий фасад, чіткі архітектурні лінії, високі вікна з темними рамами, що пам’ятають не одне десятиліття міського життя. Усередині – світлий, урочистий вестибюль зі сходами, що м’яко ведуть угору, ліпниною та симетрією, які створюють відчуття порядку й структури ще до початку будь-якої розмови про процеси.

Саме тут, у цьому спокійному й водночас діловому просторі, зібралися люди, яких об’єднує любов до процесів і щире бажання дізнаватися нове, звіряти підходи, обмінюватися досвідом. Вони прийшли на останню в цьому році екскурсію ABPMP Ukraine – до процесного офісу «Контінентал Фармерз Груп».

«Контінентал Фармерз Груп» – це аграрна компанія з міжнародними інвестиціями, яка працює у Західноукраїнському регіоні та послідовно впроваджує передові практики агровиробництва, сучасні технології й системний процесний підхід. 

Сьогодні компанія обробляє близько 195 000 гектарів сільськогосподарських земель і є одним з передових гравців українського агросектору. У нинішньому вигляді компанія сформувалася у 2019 році, коли два потужні агрохолдинги – «МРІЯ Агрохолдинг», що працював на ринку з 1992 року, та CFG (Continental Farmers Group), заснований у 2006 році, – об’єдналися в єдиний бізнес…

Поки місто живе своїм грудневим ритмом, у вестибюлі поступово стає людніше. 17 гостей, представники спільноти ABPMP Ukraine та компаній з найрізноманітніших галузей, поступово збираються докупи.

У вестибюлі лунає сміх. Учасники обмінюються новинами, діляться професійними спостереженнями, жартують про реалії роботи наприкінці року. Наталія Заверуха, віцепрезидентка з питань участі в ABPMP Ukraine, радо вітає кожного гостя.

Серед них – представники компаній Ernst & Young, ТАС Агро, Avenga, Lalafo, Novus, АТ «Укрзалізниця», ТОВ «Група Агропродінвест», ТОВ «РУШ», Metinvest Digital, Юрія-Фарм, KSE, ТОВ «ЕНЕРГІЯ БІЗНЕСУ», а також Manageable – Business Process Description and Optimization Agency. Така різноманітність досвіду й контекстів ще до початку екскурсії задає тон майбутнім розмовам – різні індустрії, але спільний інтерес до системності й процесного мислення.

Аж ось до гостей виходить представниця процесного офісу «Контінентал Фармерз Груп» – Олена Кийкова, керівниця з процесного управління та управління змінами. Кілька теплих слів вітання, усмішки у відповідь – і відчувається, що нас тут справді чекали.

Формальності залишаються позаду: охорона пропускає групу, і ми вирушаємо до офісу. Підіймаємось на третій поверх – підйом, який не лякає абсолютно нікого. Особливо тих учасників, хто добре знає, що таке повертатися додому пішки на 16 поверх у дні без світла.

На третьому поверсі нас зустрічає простір для спільної роботи й розмов – переговорна кімната, яка швидко змінює офіційний настрій на більш камерний. Довгий стіл, зручні крісла, тепле світло, карта на стіні і спокійна, врівноважена атмосфера. Тут легко відчути себе «в колі своїх» – серед людей, з якими говориш однією професійною мовою.

На столі – пляшки з водою та смаколики, які додають ще більше затишку. Це той формат простору, де хочеться не поспіхом перегортати слайди, а ставити запитання, дискутувати, слухати й думати. Саме в такій атмосфері розмова про процеси перестає бути формальною презентацією і перетворюється на живий обмін досвідом.

Всі зайняли свої місця – починаємо… 

Вступне слово бере на себе Наталія Заверуха. Вона окреслює контекст зустрічі та задає тон подальшій розмові, після чого учасники мають нагоду представитися та познайомитися між собою. Внаслідок цього в кімнаті починає відчуватись живіша динаміка – і Наталія передає слово Олені Кийковій.

Олена починає з загального огляду компанії, але майже одразу робить ключовий акцент: процесний підхід у «Контінентал Фармерз Груп» закладений на рівні цінностей. Процеси – це частина фундаменту управління компанією.

“В СFG процесний підхід закладено на рівні цінностей”.

Однією серед цінностей компанії є ефективність, яка досягається через оптимізацію бізнес процесів, командну роботу та постійне вдосконалення.

Цікаво, що формулювання цінності виглядають напрочуд знайомими – у них легко зчитується логіка PDCA, циклу постійного покращення, який лежить в основі зрілого процесного управління.

Втім, такий підхід сформувався не одразу. Після злиття двох агрокомпаній з’явилися нові виклики: привести до єдиного стандарту різні управлінські методи, підходи до роботи, налаштувати роботу нових об’єднаних команд. Потрібно було створити єдину, цілісну систему – «налагодити все». Ефективність у цьому контексті перестала бути абстрактним гаслом і стала результатом системної роботи над бізнес-процесами: саме через них шукали відповіді на питання, як працювати узгоджено, як прибрати зайве і як досягати результату з оптимальними затратами.

“У нас було злиття двох компаній. Багато речей відбувалися по різному. Але було бажання й потреба створити щось єдине, цілісне й системне.
– Була ціль налагодити все…”

Формування процесної функції відбувалося в непростих умовах: команда стартувала з нуля, змінювався склад, була висока плинність кадрів, допоки не сформувалося ядро людей, які розділяли підхід і цінності процесного управління. 

Як відверто зауважила Олена: “Я вважаю, що процесне управління – одна з найскладніших дисциплін у бізнесі.” Воно потребує не лише інструментів і методологій, а й зрілості організації, готовності до змін і терпіння. Саме цей шлях і пройшла компанія, перш ніж ефективність стала частиною ДНК бізнесу.

Логічним продовженням цієї історії стало питання: які саме потреби має закривати процесний офіс в організації? У «Контінентал Фармерз Груп» відповідь на нього формувалася через дуже практичні підходи.

“Менеджмент, аналізуючи майбутні плани та потреби, сформулював очікування підвищення ефективності. Оптимізація звучала як універсальна відповідь, проте швидко стало зрозуміло: “чарівної палички” не існує – потрібні системні рішення.“

Передусім процесний офіс забезпечує системний, узгоджений та прозорий підхід до прийняття управлінських рішень. Коли компанія зростає, масштабується, виходить на нові ринки, кількість ініціатив і змін стрімко збільшується. Без єдиного процесного фокусу рішення починають виникати фрагментарно – кожен підрозділ прагне покращити «своє», не завжди враховуючи загальну картину.

Другий виклик – дублювання роботи та варіативність «стандартів». Схожі задачі можуть виконуватися паралельно в різних підрозділах, за різними правилами і з різним результатом.

Третій важливий аспект – нормування правил. Компанії потрібні зрозумілі, прозорі й узгоджені підходи: як здійснюються процеси, приймаються рішення, як запускаються ініціативи, як змінюються процеси, ролі – хто за що відповідає…

Саме тому будь-яка заявка, яка потрапляє в роботу процесного офісу, спочатку проходить етап глибшого аналізу. Ключові питання звучать дуже просто, але вони принципові: у чому реальна потреба? Це біль бізнесу чи формальна вимога? Для чого це потрібно компанії саме зараз? Як процесно це краще організувати, витрачаючи мінімум ресурсів та отримуючи максимум результату?

Паралельно менеджмент компанії почав системно аналізувати свої майбутні плани. Виявилося, що за багатьма ініціативами стоїть спільна логіка: бажання підвищити ефективність – всі цього бажають, але якою ж «чарівною паличкою» її досягнути?

Також, окремим важливим блоком став комплаєнс – прагнення відповідати міжнародним стандартам, зокрема ISO. Додайте до цього швидкий розвиток технологій, за якими необхідно встигати, і стає очевидно: всі ці запити мають спільний знаменник. Впровадження процесного підходу було відповіддю…

“Не було розмов про те, що ми “впроваджуємо процесний офіс” – було “ми впроваджуємо процесне управління”. Це був свідомий вибір розглядати всі питання, виклики тощо через призму процесів.“

Сукупність згаданих та інших факторів була формалізована як єдина ціль. І саме тоді компанія прийняла принципове рішення: не просто створити процесний офіс як функцію, а свідомо обрати процесне управління як спосіб досягнення поставленої цілі.

І показово, що всередині бізнесу не йшлося про формулювання «ми впроваджуємо процесний офіс». Натомість звучало інше: «ми впроваджуємо процесне управління». Це означало готовність дивитися на всі виклики, ініціативи й зміни крізь призму процесів – системно, послідовно й з орієнтацією на довгостроковий результат.

Основною ціллю п’ять років тому було перезапустити взаємодію між підрозділами після злиття двох компаній. Потрібно було навчитися працювати разом – у спільній логіці, з єдиними підходами та зрозумілими правилами гри.

Далі фокус почав розширюватися. Компанія шукала відповіді на практичні питання: як швидше й краще реагувати на зміни, як підвищити прозорість діяльності, як оптимізувати витрати без втрати якості та керованості. 

Процесне управління вміє добре «відкривати чорні ящики» – жартома зазначала Олена. Але ключовим стало інше. Потрібно було мати стандартну основу – фундамент, через який можна було б керувати подальшими трансформаціями, масштабуванням і розвитком компанії. Не разові рішення, а системний підхід.

Команда почала з формування власного бачення: за яких умов процесне управління може стати реальністю, а не лише декларацією. Відповідь було сформульовано на верхньому рівні через кілька ключових напрямів:

• Побудова цілісної процесної архітектури компанії.
• Формалізація процесів; чітко, зрозуміло та в єдиній логіці.
• Створення основи для безперервного вдосконалення процесів.

Саме так процесний офіс почав вибудовувати свою роль – як носій системи, що дозволяє компанії змінюватися усвідомлено і керовано.

Початком процесного шляху стала не методологія й не інструменти, а діагностика – чесна розмова про те, «де і що болить».

Команда процесного офісу пішла в діалог одразу на кількох рівнях: з топменеджментом, менеджментом середньої ланки та безпосередніми виконавцями бізнес-процесів. Бо біль у кожного – свій. Те, що виглядає «дрібницею» з кабінету керівника, на операційному рівні може з’їдати години часу й тонни енергії.

Далі обрали один процес, який болів найбільше. Його проаналізували, описали з врахуванням всіх вимог та потреб, встановили порядок виконання, визначили ролі та відповідальність – це все без масштабного реінжинірингу чи автоматизації. Зробили рівно те, що можна було зробити швидко.

Цей результат не створив вау-ефекту у презентаціях. Але він вирішив точкові проблеми в одному з процесів. І саме це стало першим та важливим результатом.

“Процесний аналітик не працює з припущеннями. Він працює з фактами. І в якийсь момент розмита характеристика про процес замінюється об’єктивною оцінкою з якою можна працювати.“

На початку не існувало такої ролі як Власник процесу. Власниками вважали себе різні особи з позиції, що відповідають за свою певну частинку процесу.

Саме з цього усвідомлення – що кожен процес потребує єдиного власника, цілісного погляду і одноосібної відповідальності за кінцевий результат – і почала вибудовуватися зріла процесна система.

Паралельно з першими процесами команда почала займатися ще одним напрямом – формуванням процесної архітектури. І цей шлях також був по своєму тернистим.

Серед перших викликів – спосіб мислення, де найчастіше звучав перелік функціональних обов’язків. Люди мислили ролями та задачами, а не процесами й потоками створення цінності.

Попри це, команда процесних аналітиків поступово «намацувала» процеси там, де вони реально відбувалися. Через розмови на місцях, спостереження, уточнення, роботу поруч із виконавцями. Усі ці фрагменти почали фіксуватися в простому інструменті – Excel. Таблиці росли, доповнювалися, уточнювалися. З’являлися нові рядки, нові назви, нові зв’язки, нове розуміння впливу.

Ось так, без гучних презентацій і складних схем, почала зароджуватися процесна архітектура компанії.

“Архітектура – це живий механізм.
І цю думку ми доносили кілька років.“

А тим часом, одним з наступних принципових кроків стало управлінське рішення: топменеджери стають власниками бізнес-процесів.

Це було зроблено свідомо – компанія обрала підхід «згори-вниз». Важливо сформувати спільну процесну мову на рівні топменеджменту, адже саме на цьому рівні формується цілісне бачення, приймаються рішення і задається тон усій організації.

Призначення власників процесів допомогло зняти одну з найпоширеніших ключових проблем початкового етапу впровадження процесного управління – розмиту відповідальність. Процес перестав бути «нічийним» або «спільним», де кожен відповідає лише за свою ділянку. ВРМ методологічно сприяло тому, що з’явився єдиний центр відповідальності й можливість дивитися на процес від початку до кінця.

Це був лише початок історії, якою Олена поділилася з гостями. Далі розмова швидко рухалася через інші виклики й рішення, які супроводжували становлення процесного управління в компанії.

Говорячи про архітектуру, Олена неодноразово підкреслювала думку, яку команді доводилося доносити всередині роками: «Архітектура – це живий механізм».

Вона не створюється раз і назавжди. Процесна архітектура є живим відображенням того, як організований бізнес, і еволюціонує разом із компанією – через вдосконалення, перегляд і появу нових процесів.

Окремо Олена розповідала про процесні ролі, які вводилися поступово, у міру розвитку процесного підходу. Зокрема команда виокремила для себе унікальну роль – делегованого власника бізнес-процесу.

За своєю сутністю це представник менеджменту середньої ланки з глибокими доменними знаннями у сфері, в межах якої працює процес. Делегований власник призначається власником процесу і бере на себе відповідальність за формалізацію, актуалізацію, розробку цільового процесу та вирішення інших задач для виконання процесу.

Команда також поділилася еволюцією моделювання процесів, починаючи в Visio. І як вирішували питання на кшталт: початок та кінець процесу не збігається через відсутність цілісної архітектури; або, кількість окремих схем росте і як організувати під них сховище? як ефективно керувати змінами?

Сьогодні понад 80% працівників компанії розуміють процесну архітектуру та використовують інформацію з процесної системи у щоденній роботі. Це є чітким індикатором зрілості вбудованого процесного управління та результативності роботи процесного офісу з формування процесної культури й навчання колег.

“Сьогодні понад 80% співробітників вміють читати схеми процесів.“

Не оминули увагою й тему даних у прийнятті рішень: які інструменти використовуються в компанії, як працюють із показниками, і як у майбутньому команда планує користуватися Process Mining…

Гості екскурсії мали нагоду ставити власні питання, уточнювати різні моменти завдяки чому зустріч відчувалась як жива розмова. Яка в підсумку вийшла на ще один важливий результат шляху CFG. Процесний офіс у «Контінентал Фармерз Груп» сьогодні – це незалежна функція, яка може за власною ініціативою консультувати, підсвічувати проблеми, пропонувати рішення і яка управляє змінами в компанії.

Результати «Контінентал Фармерз Груп» за останні п’ять років справді вражають і добре ілюструють у що трансформується послідовне процесне управління.

За перші два роки команда процесного офісу описала понад 70% бізнес-процесів компанії. А сьогодні 95% процесів стандартизовано та гармонізовано, а процесна мова стала частиною повсякденної роботи: близько 80% працівників вміють читати схеми процесів і використовують їх у своїй діяльності. Функціональні обов’язки працівників формуються безпосередньо з процесів. Процес формування регламентації автоматизований. Ризики та контролі є невід’ємною частиною інформації про процеси.

У цифрах цей шлях виглядає ще масштабніше: в компанії змодельовано понад 1800 схем процесів, а вся архітектура або ж «процесна історія» налічує понад 32 000 унікальних верифікованих процесних об’єктів.

Тим не менш, мабуть, найсильнішим моментом стала не статистика. Наприкінці зустрічі гостям показали відеоролик, у якому працівники компанії самі розповідали про схеми процесів, як вони розуміють СОПи, користуються ними і що вони реально допомагають у щоденній роботі.

“Дуже приємно бачити, як працівники, з якими чотири роки тому ми лише починали займатися процесами, сьогодні за власним бажанням говорять і вирішують питання процесною мовою”, – поділилася Олена.

Сьогодні в «Контінентал Фармерз Груп» працівники говорять процесами, ролями, правилами, ризиками та контролями. Не тому, що «треба», а тому, що так зручніше, зрозуміліше й ефективніше.

Це виглядає неймовірно. І водночас – дуже надихає.

Щиро дякуємо «Контінентал Фармерз Груп» та Олені Кийковій зокрема – за приклад високого рівня процесного управління в Україні, за відкритість і готовність прийняти гостей у своєму процесному офісі та за те, що поділитися шляхом, який дійсно захоплює й надихає. Це була розмова не лише про інструменти й методологію, а про зрілість, послідовність і сміливість вибору дивитися на бізнес крізь призму процесів.

Після основної частини зустрічі відбувся відкритий обмін думками. Кожен гість екскурсії мав можливість поділитися, які три найбільші виклики для процесних офісів він бачить зі свого досвіду. Запрошуємо й вас долучитися до розмови! 

👉 Напишіть, які виклики для процесних офісів ви вважаєте найсуттєвішими, і до якого процесного офісу вам було б цікаво сходити в гості у 2026 році. ✨

До зустрічі на наступних екскурсіях ABPMP Ukraine! 💙